Las actas de presencia son documentos notariales que tienen como finalidad dejar constancia de hechos que tienen lugar en presencia del notario o de un determinado estado de cosas que el notario observa. Su finalidad es servir de prueba frente a terceros de esos hechos o circunstancias. Es el caso, por ejemplo, de las actas que se levantan para dejar constancia de una repentina fuga de agua que ha producido daños en una vivienda, o del llamado «protocolo de grietas», que se puede elaborar antes de iniciar una obra que pueda dañar un inmueble contiguo y que tiene por finalidad reflejar las grietas u otros defectos estructurales que el inmueble ya tenía antes de esa obra. Otras actas de presencia pueden ser las que dejan constancia de la existencia de una persona que comparece ante el notario, o de una entrega de documentación, o de lo ocurrido en una Junta de socios u otro tipo de reuniones.
El alcance de la fe pública notarial en las actas de presencia se limita a aquello que el notario puede apreciar con sus sentidos, sin incluir valoraciones ni juicios del notario, como sería declarar cual es el origen de la fuga de agua o si la junta de socios está válidamente constituida. El notario se limita reflejar lo que observa, por eso en algunos casos puede ser útil que vaya acompañado de un perito aportado por el cliente y que este solicite la incorporación al acta de un informe pericial que valore, por ejemplo, el alcance o la causa de unos daños producidos. Es muy habitual que algunas actas de presencia incluyan fotografías tomadas personalmente por el notario, que en el futuro servirán para probar frente a terceros la realidad que estas reflejan. Es por eso que coloquialmente se conocen algunas actas de presencia como «actas de fotos».
Requisitos
- Documentos de identificación de la persona o personas que intervengan:
Por regla general, las personas físicas españolas bastará que presenten su D.N.I. y los extranjeros el N.I.E. con fotografía o bien el N.I.E. sin fotografía acompañado de pasaporte o tarjeta de residencia de su país de origen. Cuando intervengan sociedades u otras personas jurídicas, además de los documentos que identifican a la persona física que las representa, deberán presentarse los que identifican a la persona jurídica. Estos documentos son, en el caso típico de las sociedades: escritura de constitución, escritura en la que se contiene el nombramiento del representante como administrador o consejero (podría coincidir con la de constitución) y escritura de identificación del titular real (si esta última no existe, se podrá hacer en el acto).
Todos los documentos deberán ser originales.
Cuando se trate de casos distintos de los mencionados o existan circunstancias especiales, consúltenos previamente.
- Consúltenos previamente: Dado que es un documento que requiere el desplazamiento del notario, consúltenos los horarios disponibles y si es preciso realizar previamente una provisión de fondos.